Withコロナ時代を生き抜け。デキる人の「オンライン議事録」の取り方

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リアルの会議でも、オンラインの会議でも、議事録は重要です。ただ「議事録」といっても、全員の発言をすべて書き起こすような議事録は、私はあまり意味がないと思っています。

必要なのは、その会議で「決まったこと」「これからやること」をコンパクトにまとめた議事録です。

そこできょうは、Withコロナ時代で必須になる、「オンライン」での議事録の取り方についてご紹介します。

リアルよりメモが取られていない？

image by:Unsplash

そういった議事録を作るために、リアルの会議で重宝するのがホワイトボード。「その場で書いて」「その場の全員が確認して」「それを画像でそのまま送る」そうすれば、議事録の作成・配付の仕組みとしては極めて無駄のない運用ができます。

そして、オンラインでも議事録は必要です。…というか、リアルの会議以上に必要だと思います。オンライン会議が増えて、私は「オンラインの会議ではメモを取る人が（リアルより）少ない」と感じています。なぜそうなるのかは不明ですが、経験的にそう感じます。

だから、オンライン会議では、リアルの会議以上に議事録が重要になります。問題は、議事録をどう作るかですね。

「その場で作る」のはマスト

私は議事録は単なる「会議の記録」ではないと考えています。その場で全員が見るようにすれば、議論が整理されたり、脱線しにくくなるなどのメリットがあります。そういうメリットを活かしたいんですね。

「後から議事録を作る」ことになるとそのメリットが全部失われてしまうので注意してくださいね。また「後から議事録を作る」という作業は意外に時間と手間がかかりますし、そのせいで議事録の発行が遅くなると、その後の仕事の進捗にも影響します。

「そんなことをやっていてはいけない」というのが私の意見です。そんなわけで、私は議事録は「その場で作る」のがマストだと思います。